一人の社会人として、マナーを身につけておくということはとても大事です。
ビジネスにおいては、しっかりと言葉遣いやマナーを身につけておかなければ自分が恥をかいてしまうだけでなく、相手にも失礼になってしまう場合があります。
特に、上司や目上の方、お客様へのメールや電話は、相手が目の前にいないということもあり、マナーや言葉遣いには十分に注意が必要です。メールや電話、手紙など、誰が読むか・誰がとるかわからないものは、一層注意して言葉を選ぶ必要があります。
「ご査収ください」「 ご査収の程お願いします」という言葉は、ビジネスでのやり取りにはよく使われているフレーズですが、正しい意味を理解せずになんとなくで使ってしまっている方も多いのではないでしょうか。
今回は、例文も交えてこのよく使われるフレーズである『「ご査収ください」や「ご査収の程」とはどんな意味なのか』、『「ご査収ください」の使い方』について詳しく解説していきたいと思います。
「ご査収ください」や「ご査収の程」とはどんな意味なのか、例文を参考に 正しい使い方をマスターしてくださいね！
しっかりと理解して上司やお客様へのメールもスマートに送れるようになりましょう！
ご査収とはどういう意味？
まず「ご査収」の読み方ですが、漢字の通り簡単で、「ごさしゅう」と読みます。
査収の「査」は「調べる」、「収」は「収める」という意味があり、ご査収とは「よく調べて受け取る」という意味の言葉となります。「査収」という言葉を丁寧語にすることによって「ご査収ください」という敬語になっています。
目上の方やお客様に対して資料などお渡しする時に、「よく確認しておいてくださいね」という意味で使われています。普通はビジネス文書など書面やメールのみで使われる言葉なので、声に出すことはゼロに等しいでしょう。
資料や添付ファイルがあることが前提の言葉となりますので、相手に確認してもらうものがない場合は「ご査収ください」という言葉は適していません。
また何度も修正などを加えてやり取りしている資料などは、よく確認する 必要はないので「ご査収ください」という言葉を使うとまどろっこしい印象になってしまいます。
そういった場合は「ご確認ください」や「ご確認の程お願いいたします」などすっきりとした表現を使いましょう。
丁寧な印象になるため「ご査収ください」という言葉が使われていますが、必ずしも使う必要はなく、最初から 「ご確認ください」という言葉を使っても間違いではありません。
使うのが不安な場合は最初から「ご確認ください」などの使いやすい言葉を選ぶことで、間違った言い回しを回避できるかもしれません。
上司やお客様へのメールや手紙での使い方と例文
それでは、上司やお客様へのメールや手紙で「ご査収ください」を使うときの正しい使い方を、例文を交えてご紹介していきます。
あくまでも、資料や添付ファイルなど、相手が確認すべきものがあることが前提で、確認するものがない場合は「ご査収ください」は使いません。
添付ファイルなどがない場合に「ご査収ください」を使うと、相手が何を確認してよいのかわからず混乱させてしまいますので、別の言葉を使いましょう。
ご査収を使った例文
＜基本の使い方＞
- ご査収ください。
- ご査収くださいませ。
- ご査収願います。
- ご査収くださいますようお願いいたします。
- ご査収の程よろしくお願いします。など
「ご査収の程」という表現については、後ほど補足して説明しますが、「ご査収ください」の基本の使い方は上に述べた通りです。
「ご査収ください」という言葉だけでは相手が何を確認すればよいのか不明確なので、確認してほしいものを明確にするとより親切です。
＜確認してほしいもののことを添える＞
- 商品をお送りしましたので、ご査収ください。
- 本日、商品を発送いたしましたので、ご査収くださいませ。
- 資料を送付させていただきますので、ご査収願います。
- 添付ファイルにて資料を送付いたします。ご査収の程お願い致します。
- 書類一式を添付いたしましたので、ご査収くださいますようお願い致します。
「ご査収ください」の返信はどう返す？
「ご査収ください」と資料が送られてきた場合、「受け取りました」というだけでは「よく調べて確認した」ということにはなりません。こちらも、「しっかり確認しましたよ」ということを相手に伝える必要があります。
では、どのような返事の仕方が適しているでしょうか。
「ご査収」を頼まれているわけですから、「資料や書類を確認した結果どうだったのか」を伝えるようにすると、きちんとした返事になります。
＜「ご査収ください」に対する返信の例＞
- 資料を確認させていただきました。特に問題ございませんでしたので、受領させていただきます。ご送付いただきましてありがとうございました。
- 資料を確認させていただきましたが、一点修正をお願いできますでしょうか。修正箇所ですが、○○○、
このように、
- 確認した旨
- 問題の有無
- 送付のお礼／修正箇所の指示
の流れで返信するとまとまった文章になります。
ご査収の程とは？
例文でもいくつか使っていましたが、「ご査収の程」とするとより丁寧な印象の言葉になります。
全てにつける必要はありませんが、何か書類に不備があったときや、初めての取引などで、より丁寧にしたい場合に使うと良いでしょう。
＜より丁寧な表現をしたいとき＞
- 訂正いたしました書類を送付させていただきます。ご査収の程よろしくお願い申し上げます。／ご査収のほどお願い申しあげます。
- 改めて商品をお送りさせていただきましたので、ご査収の程お願い致します。／ご査収の程よろしくお願い致します。
「よろしく」をつけたり、後に続く言葉も「お願い致します」「お願い申し上げます」とすることでさらに丁寧な印象となりますね。
ご査収していただきたいものや相手によって使い分けてみてください。
まとめ
- 「ご査収」とは、「よく確認して受け取るという意味」。
- 「ご査収ください」とは、「ちゃんと確認しておいてくださいね」を丁寧に伝えるための言葉。
- ビジネス文書など、書面やメールのみで使われる。
- 添付ファイルや資料を送るときに使う。ない場合は使わない。
- 確認して欲しいものを具体的に明示しておく。（添付ファイルや資料など）
- 返信は「何を確認したのか」を伝える。
- 「ご査収の程」や「よろしくお願い致します」を添えることでより丁寧な印象になる。
今まで何となく使ってしまっていた「ご査収ください」という言葉、これでしっかりと理解できたのではないでしょうか？
明日からの、上司やお客様に対してのメールや手紙にどんどん活用してくださいね！
